Elegir el software adecuado para tu empresa es una de las decisiones tecnológicas más importantes que vas a tomar. Y no hay una respuesta universal: lo que funciona para una startup en Madrid puede ser un desastre para una empresa turística en Gran Canaria. En este artículo vamos a comparar con honestidad las dos opciones principales — soluciones SaaS genéricas y desarrollo a medida — para que puedas tomar una decisión informada.

¿Qué es cada cosa?

Software genérico (SaaS)

Son plataformas como Salesforce, Monday, Shopify o Holded. Las contratas con una suscripción mensual, están listas para usar desde el primer día y las mantiene el proveedor. Cubren necesidades generales: contabilidad, gestión de proyectos, CRM, tienda online, etc.

Software a medida

Es una aplicación diseñada y desarrollada específicamente para tu negocio. Un equipo de desarrollo analiza tus procesos, tus necesidades y tu contexto, y construye una herramienta que encaja exactamente en tu forma de trabajar.

Pros y contras del software genérico

Ventajas:

Coste inicial bajo: Pagas una suscripción mensual que suele empezar en 20-100 €/mes.
Implementación rápida: Te registras y empiezas a usarlo en horas o días.
Actualizaciones incluidas: El proveedor se encarga del mantenimiento y las mejoras.
Ecosistema de integraciones: Los SaaS populares se conectan entre sí fácilmente.
Soporte y documentación: Comunidades grandes, tutoriales, foros.

Desventajas:

Rigidez: Tienes que adaptar tus procesos al software, no al revés.
Funcionalidades innecesarias: Pagas por cosas que no usas.
Carencias específicas: Faltan funciones que sí necesitas para tu sector o mercado.
Dependencia del proveedor: Si sube precios, cambia funciones o cierra, tienes un problema.
Coste acumulado: A largo plazo, las suscripciones suman más de lo que parece. Una herramienta de 80 €/mes × 5 usuarios son 4.800 €/año. En 5 años, 24.000 €.

Pros y contras del software a medida

Ventajas:

Encaje perfecto: Refleja exactamente cómo trabaja tu equipo.
Ventaja competitiva: Tus competidores no tienen la misma herramienta.
Propiedad total: El código es tuyo. No dependes de terceros.
Escalabilidad real: Se amplía según tus necesidades, no según el plan de precios del proveedor.
Integración profunda: Se conecta con cualquier sistema que ya uses, incluso si es legacy.

Desventajas:

Inversión inicial mayor: Un proyecto a medida puede costar entre 10.000 y 80.000 €, dependiendo de la complejidad.
Tiempo de desarrollo: Semanas o meses hasta tener la primera versión funcional.
Mantenimiento continuo: Necesitas un equipo (interno o externo) que mantenga y evolucione el software.
Riesgo de mala ejecución: Si eliges mal al equipo de desarrollo, el resultado puede ser peor que un SaaS.

¿Cuándo conviene cada opción?

Elige SaaS genérico cuando:

Tu negocio es nuevo y aún no tienes procesos consolidados.
Tus necesidades son estándar (contabilidad básica, email marketing, tienda online sencilla).
Tu presupuesto inicial es muy limitado.
Necesitas algo funcionando ya, sin tiempo para un desarrollo.

Elige software a medida cuando:

Tus procesos de negocio son únicos o complejos.
El software genérico te obliga a usar workarounds o parches constantes.
Gestionas datos sensibles que necesitan control total.
Necesitas integrar sistemas que no se comunican entre sí.
El coste acumulado del SaaS supera lo que costaría un desarrollo propio.

El caso canario: por qué importa el contexto local

Las empresas en Canarias tienen particularidades que muchos SaaS no contemplan:

IGIC en lugar de IVA: Muchos programas de facturación genéricos no manejan bien el IGIC, el REF o las particularidades fiscales canarias.
Estacionalidad turística: Los negocios ligados al turismo necesitan herramientas que gestionen picos de demanda, contratos con touroperadores y múltiples idiomas de forma nativa.
Insularidad logística: Empresas con distribución entre islas necesitan software que entienda las rutas, los tiempos y los costes interinsulares.
Integración con organismos locales: Desde el Gobierno de Canarias hasta las cámaras de comercio, hay integraciones específicas que un SaaS americano jamás va a ofrecer.

Un ejemplo concreto: una cadena de restaurantes en Las Palmas usaba tres herramientas SaaS distintas (reservas, TPV, inventario) que no se hablaban entre sí. El personal perdía 2 horas diarias cruzando datos manualmente. Un sistema a medida integró todo en una sola plataforma, eliminó la duplicación y redujo errores en pedidos un 40%.

El enfoque híbrido: lo mejor de ambos mundos

No todo tiene que ser blanco o negro. Muchas empresas canarias se benefician de un enfoque mixto:

Usar SaaS para lo genérico (email, ofimática, comunicación interna).
Desarrollar a medida lo que es core de tu negocio (gestión de reservas, operativa específica, cuadros de mando).
Conectar ambos mundos con integraciones a medida (APIs, webhooks, ETLs).

Este enfoque te da la rapidez y el bajo coste del SaaS donde no necesitas diferenciarte, y la potencia del desarrollo a medida donde sí marcas la diferencia.

Cómo decidir: una checklist práctica

Antes de tomar la decisión, hazte estas preguntas:

¿Cuántas horas semanales pierde tu equipo adaptándose al software actual?
¿Estás pagando por funcionalidades que no usas?
¿El software genérico cubre al menos el 80% de lo que necesitas?
¿Tienes procesos únicos que te diferencian de la competencia?
¿Cuál es el coste total del SaaS en 3-5 años vs. un desarrollo a medida?

Si las respuestas apuntan a que el SaaS se queda corto, probablemente es momento de explorar el desarrollo a medida.

Conclusión

No existe una respuesta única. Lo que sí existe es la respuesta correcta para tu negocio. El software genérico es perfecto para necesidades estándar y presupuestos ajustados. El desarrollo a medida es la opción cuando necesitas una herramienta que trabaje exactamente como tú trabajas.

Lo importante es no quedarse atrapado en un software que frena tu crecimiento por miedo al cambio. Si sientes que tu herramienta actual limita más de lo que ayuda, es hora de evaluar alternativas.

¿No tienes claro qué opción es mejor para tu empresa? Contáctanos y te ayudamos a evaluarlo sin compromiso.