SaaS a medida frente a licencias: el cálculo a 3 años
A 3 años, las licencias ganan con pocos usuarios y procesos estándar; el SaaS a medida compensa cuando crecen los usuarios, los complementos y las subidas.
Read in English →Con pocos usuarios, un proceso estándar y pocas integraciones, las licencias ganan casi siempre a tres años. El software a medida empieza a ganar cuando el número de usuarios crece, cuando pagas complementos para cubrir lo que la herramienta no hace y cuando las subidas de precio se acumulan en cada renovación. La razón es estructural: el coste de las licencias escala con cada persona que entra; el de un sistema propio apenas cambia si lo usan 10 personas o 40.
El error habitual es comparar la cuota mensual del SaaS con el presupuesto de desarrollo. En un lado faltan el crecimiento de la plantilla, las subidas, los complementos y la implantación; en el otro, el alojamiento, el mantenimiento y la evolución, que existen aunque nadie los mencione en la primera reunión. Abajo tienes el cálculo completo, con un ejemplo y sus hipótesis a la vista.
Lo que de verdad cuestan las licencias
La fórmula es sencilla: precio por usuario, por número de usuarios, por meses. El problema es que casi ningún factor se queda quieto.
Las subidas de precio. Microsoft subió el 1 de julio de 2026 varios planes de Microsoft 365: Business Standard pasó de 12,50 a 14 dólares por usuario y mes (un 12 %), Business Basic de 6 a 7 dólares (un 16 %) y Microsoft 365 E3 subió un 8 %, según su nota de licencias; los clientes existentes lo notan en su siguiente renovación. Salesforce aplicó en agosto de 2025 una subida media del 6 % a sus ediciones Enterprise y Unlimited. No son casos aislados: Vertice, una plataforma de compras de software, midió una inflación SaaS del 16,4 % interanual en junio de 2026 sobre el gasto que gestiona, y el índice de 2026 de Zylo recoge que el 79 % de los responsables de TI se encontró subidas en sus renovaciones del último año.
Los complementos y las ediciones. La función que necesitas suele estar en la edición superior o se vende aparte: más almacenamiento, acceso a la API, un conector, soporte prioritario. Y el salto de edición se suele aplicar a todos los usuarios, no solo a quien lo necesita.
El consumo. Cada vez más proveedores cobran las funciones de IA por créditos, además de la licencia. Según el mismo índice de Zylo, el 78 % de los responsables de TI tuvo cargos inesperados ligados al consumo o a funciones de IA.
Lo que se paga y no se usa. Zylo calcula que las organizaciones usan de media el 54 % de las licencias que tienen asignadas. Su muestra son empresas grandes, pero en una pyme también pasa: usuarios que entraron una vez y siguen facturando.
La implantación y el tiempo interno. Configuración, migración, formación y alguien que administre la herramienta. No sale en la factura del proveedor, pero cuesta.
Lo que de verdad cuesta el software a medida
El desarrollo inicial. Análisis, diseño, desarrollo, pruebas y migración de datos. Un MVP para validar el encaje con tu proceso puede ser pequeño: en Conceptual Creative suele estar listo en 4 a 8 semanas y parte de unos 5.000 €. Sustituir una herramienta madura es otra escala, y conviene hacerlo por fases.
El alojamiento. Nube, copias de seguridad, monitorización, correo transaccional y certificados.
El mantenimiento. Actualizaciones de seguridad, dependencias y corrección de errores. Es lo que más se olvida y lo que más caro sale cuando se olvida.
La evolución. Sin presupuesto para evolucionar, en tres años tendrás otra herramienta que no encaja, solo que esta vez es tuya.
Los cambios normativos. Cuando cambia la normativa, por ejemplo los requisitos de los sistemas de facturación, un SaaS reparte la adaptación entre todos sus clientes. En un sistema propio, la pagas tú.
El tratamiento contable. Un desarrollo propio puede registrarse como inmovilizado intangible y amortizarse (la tabla del Impuesto sobre Sociedades fija para sistemas y programas informáticos un coeficiente máximo del 33 % anual), mientras que la suscripción es gasto corriente. Valóralo con tu asesor.
El cálculo a 3 años: un ejemplo ilustrativo
Las cifras siguientes son un ejemplo construido para este artículo, no tarifas de ningún proveedor ni presupuestos nuestros. Hipótesis, sin impuestos:
- Licencias: 70 € por usuario y mes, 250 € al mes en complementos e integraciones, una subida del 7 % anual en ambos conceptos (prudente frente a las subidas citadas arriba) y 5.000 € de implantación el primer año.
- Escenario A: 10 usuarios estables durante los tres años.
- Escenario B: 25 usuarios el primer año, 32 el segundo y 40 el tercero.
- A medida: 40.000 € de desarrollo inicial, 200 € al mes de alojamiento y servicios, mantenimiento del 15 % anual del coste inicial desde el segundo año (el primero lo cubre la garantía) y 5.000 € anuales de evolución desde el segundo año. El coste es el mismo en los dos escenarios.
| Opción | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Total 3 años |
|---|---|---|---|---|
| Licencias, escenario A (10 usuarios) | 16.400 € | 12.200 € | 13.050 € | 41.650 € |
| Licencias, escenario B (de 25 a 40 usuarios) | 29.000 € | 31.970 € | 41.900 € | 102.870 € |
| A medida (A o B) | 42.400 € | 13.400 € | 13.400 € | 69.200 € |
Cómo leer el ejemplo:
- Con 10 usuarios, las licencias ganan con claridad: unos 27.500 € menos en tres años, y seguirían siendo más baratas a cinco años.
- Con 25 a 40 usuarios, gana el desarrollo propio: unos 33.700 € menos en tres años. En el cuarto año, con 40 usuarios y la misma subida, las licencias rondarían los 44.800 € frente a 13.400 €.
- El resultado es sensible al coste de construir. Si el desarrollo costara 60.000 €, el total a medida subiría a unos 95.200 € y la ventaja a tres años se quedaría en unos 7.700 €, aunque crecería a partir del cuarto año.
El ejemplo no incluye tu tiempo interno ni los meses en que pagarías la herramienta antigua mientras se construye la nueva. Añádelos a tu cálculo.
Lo que no sale en la tabla
Encaje con tu proceso. Una herramienta genérica te obliga a adaptarte a ella. Si lo que te diferencia es cómo vendes o atiendes, adaptarte tiene un coste que no figura en ninguna factura: hojas de cálculo paralelas, pasos manuales y datos duplicados. En Canarias, fíjate en detalles concretos: que la herramienta trate bien el IGIC y sus tipos, o cómo se cobran los picos si tienes plantilla de temporada en hostelería. Es habitual que en un contrato anual puedas añadir usuarios a mitad de periodo, pero no reducirlos hasta la renovación.
Propiedad de los datos y del código. Con un SaaS, los datos son tuyos, pero viven en la plataforma de otro. El Reglamento de Datos de la UE, aplicable desde el 12 de septiembre de 2025, obliga a los proveedores a permitir la exportación en un formato de uso común y legible por máquina, y desde el 12 de enero de 2027 elimina los cargos por cambiar de proveedor. Te llevas los datos; los flujos, automatizaciones y configuraciones que construiste dentro, no siempre. Con un desarrollo propio, asegúrate de que el contrato te da el código, el repositorio y la documentación.
Dependencia. Existe en los dos lados. Con licencias dependes de los precios y la hoja de ruta del proveedor, que puede reempaquetar ediciones o retirar funciones. Con software a medida dependes de quien lo mantiene; por eso importan una tecnología estándar, documentación y pruebas automáticas que permitan cambiar de equipo.
Riesgo de ejecución. El SaaS está probado y funciona mañana. Un desarrollo puede retrasarse o crecer en alcance; se mitiga con un MVP, entregas por fases y un alcance por escrito.
Cuándo ganan las licencias y cuándo gana lo propio
Las licencias ganan cuando:
- Tienes pocos usuarios y el proceso es estándar: ofimática, contabilidad, nóminas o un CRM básico.
- La herramienta cubre lo que necesitas sin parches ni hojas de cálculo alrededor.
- Necesitas la solución en semanas y no quieres asumir una inversión inicial.
- La normativa cambia a menudo y prefieres que el proveedor absorba la adaptación.
Lo propio gana cuando:
- El número de usuarios crece y el coste por licencia aumenta más rápido que el valor que obtienes.
- El proceso es tu ventaja competitiva y la herramienta te obliga a renunciar a ella.
- Pagas complementos para cubrir huecos y aun así trabajas con parches.
- Necesitas integraciones profundas con tus sistemas: ERP, motor de reservas, channel manager o tienda online.
- Tu horizonte es de tres a cinco años y alguien en la empresa será responsable del producto.
Entre ambos extremos está la opción que más a menudo tiene sentido: mantener SaaS para lo genérico y construir solo la parte que te diferencia, conectada al resto mediante integraciones y automatizaciones.
Cómo hacer tu propio cálculo
- Lista tus herramientas, cuántas licencias pagas y cuántas personas las usan cada semana.
- Proyecta los usuarios a tres años con tu plan de crecimiento, no con la plantilla actual.
- Aplica una subida anual realista según tu historial de renovaciones.
- Suma complementos, consumo, soporte, implantación y tiempo interno.
- Pide un presupuesto a medida con alcance, alojamiento, mantenimiento, evolución y propiedad del código.
- Compara a tres y a cinco años, y repite el cálculo con un 30 % más de coste de desarrollo.
- Puntúa aparte encaje, propiedad, dependencia y riesgo.
Si la respuesta no está clara, empieza por un MVP sobre la parte del proceso que más te cuesta: es la forma más barata de comprobar si lo propio encaja.
En Conceptual Creative hacemos este análisis con tus cifras antes de proponer nada, y si la conclusión es que te conviene seguir con licencias, te lo diremos. Si quieres revisar tu caso, puedes ver cómo trabajamos el software a medida o escribirnos directamente.
